تعزيزًا لمنهجِ التواصل بين الجمعية و بين لجانها العاملة التابعة لها ؛ التي تضمُ ( 21 ) لجنةً تعملُ ضمن مهام وأنشطة وأهداف مختلفة ومحددة ؛ للوصولِ إلى تقديمِ مستوى خدمي يرتقي بجودةِ الخدماتِ المقدمةِ لأبناءِ البلدةِ .
فقد تمَ عقد اجتماع تشاوري تنسيقي مع لجنة الخدمات العامة التابعة لجمعية العوامية الخيرية ، ولما لهذه اللجنة مِنْ دَوْرٍ و جهودٍ مستمرةٍ و كبيرةٍ و أهميةٍ و نوعيةٍ على مستوى تقديمِ الخدماتِ للبلدةِ ،وقد ضمتْ لجنةُ الخدماتِ العامةِ في هذه الجلسة كلاً مِنْ :
1- المهندس/ منصور الفرج
2- الأستاذ / سلمان تحيفة
3- الأستاذ / حسن الفرج
4- الأستاذ / عبدالله الزاهر
وقد ضمَ الاجتماعُ مِنْ جانبِ أعضاءِ مجلسِ إدارة جمعية العوامية الخيرية للخدمات الاجتماعية كلاً مِنْ :
1- المهندس / نصر آل الشيخ أحمد رئيس المجلس
2- المهندس / حسن آل لباد نائب رئيس المجلس
3- الأستاذ / ناجي الفرج أمين عام المجلس
4- الأستاذ / موسى آل نمر أمين الصندوق
5- الأستاذ / عبدالهادي البناوي رئيس لجنة تمكين الأسرة
6- الأستاذ / شفيق المغاسلة رئيس اللجنة التعليمية
7- الأستاذ / عبدالعال الربح رئيس اللجنة الإعلامية
وقد عقد الاجتماع في مقر جمعية العوامية في يوم الأحد الموافق 6 / 6 / 1443 هـ المصادف لـ 9 / 1 / 2022 م .
وقد افتتحَ أمينُ عامِ المجلسِ الأستاذ / ناجي الفرج الاجتماعَ ؛ بناءً على جدولِ أعمالِ الجلسةِ المقترحِ ؛ و ذلكَ بإعطاءِ الكلمةِ لرئيسِ مجلسِ الإدارةِ المهندس نصر آل الشيخ أحمد ؛ الذي أكدَ على أهميةِ العملِ ضمنَ معاييرِ ثابتةٍ لا تتأثرُ بتداولِ و تغيرِ الاشخاصِ، و أنْ يخضعَ العملُ لتنسيقٍ دائمٍ و مشتركٍ و متصلٍ ، يخضعُ فيهِ للأنظمةِ و القوانينِ التي يحرصُ الجميعُ على التماشي معها و ضمنَ أُطرها .
وكانتْ محاورُ وتوصياتُ عملَ الجلسةِ تتعلقُ وتدورُ حَوْلَ الآتي :
1- ضرورةُ وجود لائحةٌ تنظيمية للجنةِ الخدماتِ ، وما يشكلهُ وجودُ ذلكَ مِنْ أهميةٍ في تقييمِ الحوكمةِ التي سوفَ تخضعُ لهُ الجمعيةُ ، و مرجعٌ يفصلُ في ظلِ الاختلافات إِنْ وجدتْ ،ومنهجية تُتَّبع لمَنْ سيأتي و يعملُ في مثلِ هذا المجالِ و النشاطِ.
2- بيانُ آليةُ وترتيبُ عقدُ الاجتماعاتِ العامةِ مع أطيافِ المجتمعِ و لجنةِ الخدماتِ ؛لمناقشةِ و معالجةِ مشكلةٍ ما ، ضرورةُ تنسيقُ ذلكَ مسبقًا مع الجمعيةِ ، وأنْ تسلكَ المطالباتُ و الخطاباتُ المقدمةُ الاعتباراتَ القانونيةَ التي يلزمُ رفعها للجهةِ المعنيةِ .
3- اعتبارُ موقعِ الجمعيةِ الإلكتروني على الشبكةِ الجهةُ و القناةُ الرسميةِ الوحيدةِ التي يُنشر مِنْ خلالها جميعَ الأعمالِ و الأنشطةِ التي تخصُ جَمِيعُ اللجانِ التابعةِ لها ، بما فيها لجنة الخدمات العامة قبل نشرها أو التصريح في أي قناةٍ إعلاميةٍ و أي وسيلةٍ مِنْ وسائلِ التواصلِ الاجتماعي .
4- ضرورةُ توثيقُ جهود لجنةِ الخدماتِ عبرَ أرشفةٍ إلكترونيةٍ لجميعِ أعمالِ هَذِهِ اللجنةِ ؛ وذلكَ بتخصيصِ مكتبًا للجنةِ الخدماتِ العامةِ في مقرِ الجمعيةِ ، و عملُ سكرتارية تقومُ بدورِ التنظيمِ و التنسيقِ و الأرشفةِ المطلوبةِ .
5- توفير بريد إلكتروني للجنة الخدمات يتبع الجمعية ليقومَ بدورِ التواصلِ و الأنشطةِ و التعليماتِ التي تخص اللجنةُ بشكلٍ خاصٍ ، و همزةُ وصلٍ بينها وبينَ لجانِ الجمعيةِ بشكلٍ عامٍ وما يردها من توجيهات و تعليمات من جهات الاختصاص المشرفة.
6- العملُ على توفيرِ مرونةٍ كافيةٍ لتنظيمِ العَمَلِ الداخلي داخلَ لجنةِ الخدماتِ العامةِ ؛ يسمحُ لهذهِ اللجنةِ بالتحركِ بمرونةٍ كبيرةٍ للتعاطي مع الاحداثِ الطارئةِ و المستجدةِ مع التنسيقِ مع مجلس الإدارة مسبقًا .
7- تتحركُ لجنةُ الخدماتِ في المطالباتِ الرسميةِ ضمنَ ما تراهُ مناسبًا و ما يردها من احتياجٍ ؛ عن طريقِ التواصلِ المباشرِ مع الجهاتِ الخدميةِ المعنيةِ ، و تدعيمُ ذلكَ بالوسائلِ الإلكترونيةِ إِنْ وجدتْ بتنسيقٍ مسبقٍ مع الجمعيةِ .
وقد سادَ الاجتماعَ روحُ الأخوةِ و المسؤوليةِ المشتركةِ و الحرصِ على كلِ ما يصبُ في خدمةِ البلدِ و أهلها .
